Et system bygget omkring den måde, jeg arbejder på
SNIT OS er det system, jeg bruger til at drive SNIT hver dag. Kunder, tilbud, projekter, opgaver, møder, timer og fakturaer hænger sammen ét sted.
- Kunde
- SNIT ApS – min egen virksomhed
- Bruges
- Hver dag, på computer og telefon
- Erstatter
- Trello og et separat værktøj til tidsregistrering
- Hænger sammen med
- Kalender og mail
Udfordringen
Kunder, opgaver, møder og tid lå hver sit sted
Jeg kunne godt holde styr på det hele, men systemerne hang ikke sammen. Opgaver, kunder, møder og tidsregistrering lå hver for sig, så information skulle findes flere forskellige steder.
Det byggede jeg
Ét system, hvor hvert trin bygger videre på det forrige – så intet skal tastes ind to gange.
- Kunde
- Tilbud
- Projekt
- Opgaver
- Tid
- Faktura
- Kunder
- Kontakter, mails, møder, noter og beslutninger samlet på hver kunde.
- Tilbud
- Det aftalte omfang bliver til projektets opgaver, så tilbuddet og arbejdet hænger sammen.
- Opgaver
- Ét samlet overblik over opgaver på tværs af alle projekter – både kundeprojekter og mine egne produkter.
- Tid
- Timer registreres direkte på opgaverne, på computer eller telefon.
- Fakturering
- Timerne samles i en timeopgørelse til kunden, og fakturaen registreres på projektet.
- Møder
- Møder hentes fra kalenderen og får deres egen side til forberedelse, noter, beslutninger og næste skridt.
Sådan ser det ud i hverdagen
Ét overblik over alle projekter
Hver leverance har sine egne opgaver, men jeg kan se dem samlet på tværs af alle projekter. På den måde kan jeg hurtigt se, hvad der er i gang, hvad der venter på mig, og hvad der venter på kunden.
Hele kunden på én side
Projekter, møder, mails, noter, filer og fakturaer ligger samlet på kunden. På den måde kan jeg hurtigt se, hvor vi står, uden at lede efter oplysningerne andre steder.
Klar til mødet med ét klik
Møderne hentes fra kalenderen. Inden mødet samler systemet det, jeg skal bruge til forberedelsen. Bagefter skriver jeg beslutninger og næste skridt direkte på mødet.
Fra timer til timeopgørelse
Tiden registreres direkte på opgaverne, mens jeg arbejder. Når jeg fakturerer, samles timerne automatisk i den timeopgørelse, kunden får sammen med fakturaen.
Bygget løbende
Systemet er vokset, efterhånden som jeg har brugt det. Flere af de vigtigste funktioner var slet ikke en del af den oprindelige plan.
- Første versionKunder, tilbud og projekter blev samlet ét sted.
- TidsregistreringPlanen var egentlig at beholde det gamle værktøj, men det gav mere mening at registrere tiden direkte på opgaverne.
- MøderMøder blev hentet ind fra kalenderen og fik deres egen side til forberedelse, noter og næste skridt.
- OpgavestyringOpgavetavlen erstattede Trello og samlede arbejdet på tværs af projekterne.
- I dagSystemet bruges hver dag og bliver stadig justeret, når jeg finder en bedre måde at arbejde på.
Hvad det viser
Jeg har ikke tilpasset min virksomhed til systemet. Jeg har tilpasset systemet til virksomheden.
SNIT OS er bygget løbende omkring den måde, jeg faktisk arbejder på.
Det betyder også, at jeg selv mærker forskellen på en funktion, der bare findes – og en funktion, der reelt gør arbejdet lettere.
Har I også arbejdsgange, der burde hænge bedre sammen?
Fortæl mig, hvordan I arbejder i dag, og hvor det bliver besværligt. Så kan vi finde ud af, om et system bygget omkring jeres arbejdsgang giver mening.
Eller skriv til mikkel@snitsoftware.dk